Загальне поняття електронної таблиці, середовище для її створення.
Якщо текстовий документ містить таблицю, то для створення такого документа текстовий редактор має досить досконалий аппарат засобів та інструментів. Але іноді майже ввесь документ має форму таблиці, і в ній передбачається обробка інформації – розрахунки, побудова графиків та діаграм. Для створення такого документу доцільно використати табличний процесор MS Excel.
В ЕТ кожна одиниця інформації має адресу – це ім’я комірки, в якій вона розташована. Завдяки цьому в командах перетворення інфомації можна вказувати не саму інформації фактично, а тільки посилання на неї в вигляді адреси клітини.
Вікно табличного процессора MS Excel має стандартний інтерфейс: рядок заголовка, віконне меню, панелі інструментів, робоча область та рядок стану. Але існує і своєрідна складова – рядок формули. Він складається з вікна, в якому відображається адреса активної клітини та вікно, в якому відображається вміст цієї клітини.
Складові ЕТ, їх адреси
Файли, в яких зберігаються ЕТ, мають назву – Книга і розширення такого файла – *.xls. Документ, який створюється в MS Excel, може складатися з кількох аркушів, що мають імена Лист1, Лист2… За допомогою контекстного меню аркуша можно додать аркуші до книги, вилучити, переіменувати, перемістити.
Робочий аркуш – це електронна таблиця, яка складається з стовбчиків та рядків. Імена стовбчиків – A, B, …AB, AC…IV, імена рядків – 1, 2,…16384. Ім’я комірки (клітини) складається з імені стовбчика і рядка, на перетині яких вона знаходиться, наприклад – B4.
Адреса діапазона клітин складається з адреси верхньої лівої клітини і нижньої правої, розділені двокрапкою, наприклад: А2:С8, або С4:С22.
В випадках, якщо доводиться звертатись до інформації, розташованої на іншому аркуші, повна адреса має вигляд: ім’я аркуша!ім’я клітини або діапазона, наприклад: Лист3!А4:С9
Види даних в комірках ЕТ
В комірку ЕТ можна записати число, текст, формулу. Числа в ЕТ бувають цілі, десяткові дроби, звичайні дроби та числа з плаваючою комою:
1. Цілі числа та десяткові дроби записуються як і в математиці: 37; -5,63.
2. Звичайні дроби вводяться так: 
;
3. Числа з плаваючою комою використовуються в математиці для скороченого запису чисел з великою кількістю 3. значущих нулів: 1200000000=1,2·109. В комірку ЕТ в цьому випадку введемо: 1,2Е+9 – мантису та порядок.
4. До чисел також можна віднести дати, бо з ними можна виконувати деякі арифметичні дії. Введення дати відбувається за форматом: дд.мм.рр, наприклад 30.03.56.
Якщо число, введене користувачем, чи отримане за розрахунками, не поміщається в комірку, то в комірці спостерігаємо послідовність решіток – ######. Це не свідчення помилки. В таких випадках треба або збільшити ширину стовпчика, або зменшити розмір шрифту, або змінити формат числа.
Дані, що введені в клітину, які не задовольняють формату числа чи формули, сприймаються MS Excel як текстові. Це може бути будь-яка послідовність символів, що містить не більше 255 знаків.
Ввівши дані, іноді спостерігаємо зміну їх вигляду. Це залежить від того, який формат даних попередньо закріплений за клітиною. Змінити формат даних можна за допомогою діалогового вікна Формат ячеек (меню Формат-Ячейка) на вкладці Число. За допомогою цього вікна можна числа з плаваючою комою перетворити в формат з фіксованою, округлити дрібну частину до певного числа знаків після коми, прості числа перевести в грошовий формат, змінити формат подання дати, і т.п.
Часто користувач стикається з такою проблемою: вводячи десяткову дріб, замість коми випадково вводе крапку. В цьому випадку за клітиною закріпиться формат дати і навіть виправивши помилку MS Excel не сприймає дані інакше як дату. Зверніться до діалогового вікна Формат ячеек та визначте потрібний Вам формат.
Іноді в таблиці поряд з числом спостерігаємо текст, що визначає грошові одиниці. Але вводити дані в такому вигляді не можна, бо вони будуть сприйматися MS Excel як текстові і арифметичні дії з ними не будуть виконуватись. Тож ввести треба просто числа, а потім змінити формат подання чисел на грошові.
Формула ЕТ – це інструкція з обчислень. Правила запису формули:
♦ Починається із знака “=”;
♦ Числа та посилання на комірки з числами, поєднані знаками арифметичних дій: (+) – додати; (-) – відняти; (*) – помножити; (/) – ділити; (^) – степінь.
♦ Може містити дужки для зміни пріоритету виконання операцій. Відкритих дужок повинно бути стільки, скільки і закритих.
♦ Стандартні функції.
Стандартні функції – це вказівки перетворення аргументів. Спочатку назва функції, а потім в дужках – аргумент. Наприклад: = СУММ ( D3 : D12 )* 15 – сума чисел з діапазону D3 : D12, помножена на 15. Вставити функцію в формулу можно за допомогою майстра функцій, що викликається кнопкою fx в панелі Стандартна, або Меню Вставка – Функція. Майстер функцій дозволяє обрати потрібну функцію за 2 кроки:
В діалоговому вікні (крок 1 із 2) спочатку обираємо категорію, а потім функцію. Внизу вікна маємо коментарі щодо формату та дії, що виконує функція.
Натискаючи кнопку Ok, отримаємо друге діалогове вікно. В його середовищі треба визначити аргументи. Це може бути число, адреса комірки з даними або адреса діапазону. Якщо маєте бажання аргумент визначити показником миці в самій ЕТ, то вікно введення аргумента закінчується кнопкою 
, її натискання активізує ЕТ, в якій визначаємо показником миші комірку чи обводимо діапазон. Щоб повернутись в діалогове вікно функції (воно згорнене в рядку формули і має вигляд 
), треба натиснути на кнопку –
.
Розглянемо формат деяких функцій, відомих нам з математики. Вважаємо, що аргумент знаходиться в клітині А12, тоді математичному виразу будуть відповідати такі записи:: |x| ~ ABS (А12); sin x ~ SIN (A12); ~ КОРЕНЬ (А12); arctg X ~ ATAN(A12). Серед статистичних функцій часто використовують функції МАКС(діапазон), МИН(діапазон), СРЗНАЧ(діапазон).
Редагування ЕТ
1. Якщо Ваша таблиця містить кілька рядків заголовка, то на листі перед ЕТ залиште кілька рядків для нього. Коли ви створите саму таблицю, поєднайте клітини в кожному рядку на ширину таблиці. Це дозволить розташувати заголовок чітко посередині над таблицею.
2. Виставте ширину кожного стовпчика, що ввійде до складу таблиці. Найпростіше для цього перетягти границі, зачепивши їх в рядку заголовка стовпчиків. Але можна викликати контексне меню стовпчика (клацнувши правою кнопкою по заголовку) і визначити команду – Ширина столбца. В діалоговому вікні вказуємо параметри. Так само можна змінити висоту рядка.В MS Excel неможливо змінити ширину кількох клітин в стовпчику, тільки щирину всього стовпчика, чи висоту всіх клітин в рядку.
3. Якщо в шапці таблиці є складні назви стовпчиків, наприклад, кілька стовпчиків мають загальну назву і кожен окрему, то клітини для загальної назви треба поєднувати. Найпростіше для цього виділити клітини та викликати команду Поєднати кнопкою в панелі Стандартна – 
.
4. Лінії сітки ЕТ не будуть друкуватись, якщо їх не прокреслити. Щоб визначити вид ліній таблиці, треда виділити діапазон, та викликати діалогове вікно Формат ячейки (ВМ-Формат-Ячейка), ввімкнемо вкладку Граница. Тут можна визначити для виділеного діапазона вид ліній, товщину, колір.
5. Введіть назви стовпчиків та данні. Визначте формат тексту. Для цього виділіть діапазон клітин, що повинні мати однаковий вигляд, та викличте ДВ Формат ячейки. Використовуючи вкладки Шрифт та Выравнивание, можна домогтись бажаного вигляду даних в клітинах.
6. Вводячи деякі дані, можна виконувати їх копіювання. При копіюванні в суміжні клітини можна скористатись маркером заповнення. Потягши за нього, відбудеться копіювання. Для копіювання в несуміжні клітини можна перетягувати виділений діапазон, захвачуючи його за границю. Притримуйте при цьому клавішу Ctrl, інакше відбудеться переміщення. Також можна скористатись буфером обміну. При копіювання дати в суміжні клітини, кожна слідуюча дата змінюється автоматично на 1 день. При копіюванні формул, аргументи змінюються з тією ж закономірністю, як і адреси копій. Це дає можливість в розрахункових таблицях ввести формулу один раз, а потім в суміжні клітини її скопіювати. Наприклад, в наведеній таблиці можна в клітину D3 ввести формулу =B3*C3, а в клітини D4, D5 скопіювати її, потягши вниз маркер заповнення.
7. Часто в таблицях існують підсумкові рядки, в які вносяться результати обробки цілого діапазону. Найчастіше використовується автосума. Зробіть активною ту клітину, куди збираємось помістити результат, та натисніть кнопку
в панелі Стандартна. При цьому в клітину введеться формула =СУММ(С3:D3). С3:D3 – це діапазон даних для додавання, який визначив сам MS Excel, він в таблиці ще й виділений хвилястою лінією. Якщо діапазон визначено вірно, просто натисніть кнопку Enter. Але можна визначити інший діапазон показником миші і потім натиснути кнопку Enter.
8. Можна визначити формат даних. Самостійно розгляньте вкладку Число для ДВ Формат ячейки для різних видів даних. Особливо важливо звернути увагу на визначення формату таких даних як дати, грошові одиниці, числові.
9. Текст в комірці розташовується вздовж, частину тексту, що перекрита даними суміжної комірки, можна зробить видимою. Для цього поставте прапорець в ДВ Формат ячеек –вкладка Выравнивание – переносить по словам. На малюнках приведений фрагмент ЕТ до і після такого форматування.
Перегляд ЕТ
Звичайний (робочий) режим перегляду ЕТ – Обычный (меню Вид). Аркуш ЕТ містить 256 сторпчиків та понад 64000 рядків. На одному аркуші можна створити або одну велику таблицю, або кілька. Як буде відбуватись друк такого документу, якщо ЕТ займе більше місця, ніж може помістити аркуш формату А? Перед друкуванням ЕТ її краще переглянути в режимі Попередній перегляд (панель Стандартна). В цьому режимі можна спостерігати вид і послідовність друкованих аркушів, а також можна редагувати поля сторінок, ширину стовпчиків, висоту рядків. Якщо вимкнути тепер режим Попередній перегляд, то в ЕТ частини, що належать різним друкованим аркушам, будуть відокремлені пунктирною лінією. Щоб змінити розбивку ЕТ на аркуші при друкуванні, ввімкнемо режим перегляду Разметка страницы (меню Вид). В цьому режимі в ЕТ частини, що належать різним друкованим аркушам будуть відокремлені синіми пунктирними лініями, які можна перетягувати показником миші. Але треба мати на увазі, збільшити область друкування ЕТ можна за рахунок зменшення полів аркуша, розмір же паперового аркуша не змінюється. В цьому режимі можна також опрацьовувати ЕТ, але почати її створення все ж таки краще в режимі Обычный
Друкування ЕТ
Визначивши команду Друкувати, виникає ДВ Друк, в якому можна визначити такі параметри команди:
♦ номери аркушів для друкування (їх номери можна визначити, переглянувши ЕТ в режимі розмітки сторінок). Якщо їх не визначити, будуть друкуватись всі аркуші, що містять поточну ЕТ;
♦ кількість копій. якщо ми визначили друкування n копій, то параметр Розібрать по копіям визначає, що будуть друкуватись послідовно всі аруші ЕТ n разів. Якщо цей режим вимкнути, то n разів буде друкуватись 1-й аркуш ЕТ, потім n разів буде друкуватись 2-й аркуш Е, і т.д.
♦ виводити тільки виділений діапазон, ЕТ на активному аркуші чи всі ЕТ на всих аркушах книги;
♦ який з встановлених принтерів використовувати і які його властивості змінити;
Контрольні питання:
1. Які складові вікна MS Excel подібні в MS Word ? їх призначення?
2. Яка складов вікна MS Excel своєрідна, її призначення?
3. Які складові ЕТ Вам відомі, як будуються їх адреси?
4. Які типи даних існують в MS Excel, їх формати?
5. Що таке формула, які правила її побудови?
6. Як визначити ширину стовпчиків, висоту рядків?
7. Як поєднати клітини, як визначається адреса нової клітини, утвореної із кількох?
8. Як роз’єднати клітину? Коли це можливо?
9. Які вкладки містить вікно Формат ячеек?
10. Як здійснюється копіювання даних? Переміщення?
11. Що особливого відбувається при копіюванні (переміщенні) формул?
12. Як прокреслити границі?
13. Які види перегляду ЕТ існують, коли вони застосовуються?
Графіки та діаграми в середовищі MS Excel
На базі існуючої електронної таблиці створення діаграм виконується Майстром діаграм. Звертання до Майстра виконується натисканням кнопки 
на панелі Стандартна. Створення діаграми виконується за 4 кроки. Кожен крок відбувається в окремому діалоговому вікні, в яких користувач повинен визначити певні параметри. Перш ніж розглянути процес створення діаграми, розглянемо її складові та їх застосування. Діаграма може знаходитись на окремому аркуші, що має специфічну назву в переліку сторінок книги – Диаграмма1, 2, … Якщо діаграму розмістити поряд з ЕТ, то на аркуші вона матиме вигляд графічного об’єкту, в якому поєднані такі складові як: діаграма, заголовок, легенда (визначає колір, відповідний певній величині), вісі координат, їх заголовки, тощо. Розглянемо процес створення діаграми на прикладі.
Створюємо таблицю, дані якої хочемо відобразити графічно в вигляді діаграми-гістограми. Виділяємо дані, що ввійдуть до діаграми. Якщо таблиця містить текстові дані, які можна використати як підписи в діаграмі, виділяємо і їх. Якщо дані, які треба відобразити в діаграмі, знаходяться в несуміжних діапазонах – для їх виділення притримуємо затиснутою клавішу Ctrl. В приведеній таблиці виділяємо діапазон A3:С8.
1. Звертаємось до Майстра діаграм. При цьому з’явиться діалогове вікно, в якому визначаємо тип діаграми та конкретизуємо вигляд обраного зразка. Друга вкладка – Нестандартні – містить зразки діаграм, що оформлені більш мальовничо, використовуються більше в плакатах, презентаціях. Зверніть увагу, діалог містить коментарі – назву діаграми та кнопку попереднього перегляду діаграми. Перехід до слідуючого кроку – натисканням кнопки ДАЛЕЕ.
2. В новому діалоговому вікні визначаємо діапазон даних. Якщо він визначений попередньо, і змін немає, просто натискаємо кнопку ДАЛЕЕ. Уваги заслуговує друга вкладка – Ряд. Якщо в діаграму входе кілька категорій даних, які треба відобразити, то кожна категорія на діаграмі має власний колір.
В легенді присутні вказівки, якій категорії відповідає певний колір. Щоб ці вказівки містили бажаний текст, треба відкрити вкладку Ряд та ввести імена рядів даних.
3. На 3-му кроці визначаємо заголовки діаграми, осей, підписи даних.
4. Вказуємо місце розташування діаграми – на окремому листі, чи поряд з ЕТ.
5. Створену діаграму можна переміщувати на аркуші, змінювати її розмір, редагувати окремі складові. Якщо виділити на аркуші діаграму, в віконному меню з’явиться додатковий розділ Діаграми, в якому вказуємо, яке з діалогових вікон треба вивести, щоб визначити нові параметри об’єктів, які будемо редагувати. Спробуйте редагувати окремі складові, відкриваючи вікна властивостей цих об’єктів (контекстне мею-властивості). Форматувати окремі складові можна через вікна їх властивостей. Найпростіше їх відкрити через контекстне меню об’єктів.
Контрольні питання:
1. Які складові діаграми вам відомі?
2. Чи можливо створити певну діаграму на чистому аркуші тільки створеної книги MS Excel?
3. Якщо треба в діаграми відобразити дані, що в ЕТ знаходяться в несуміжних діапазонах, як їх виділити?
4. За скільки кроків створює діаграму Майстер діаграм? Які це кроки?
5. Які функції виконує користувач в процесі роботи Майстра діаграм?
6. Як може розміщуватись діаграма в поточній книзі?
7. Як виконати зовнішні зміни в складових діаграми: колір, шрифт, тощо?
8. Як виконати внутрішні зміни в складових діаграми: діапазон відображення, підписи, розміщення, тощо?