За необхідності обміну даними між текстовим і табличним процесором, системою керування базами даних, засобом для розробки комп’ютерних презентацій можна використовувати зв’язки, що базуються на гіперпосиланнях, імпорті та експорті об’єктів, обмінові фрагментами інформації.
Окремо можна виділити процес використання посилань. Приклад використання гіперпосилань у програмі PowerPoint.
Як приклад розглянемо гіперпосилання в програмі для розробки комп’ютерних презентацій.
У програмі PowerPoint гіперпосилання — це зв’язок одного слайда з іншим в одній презентації.
Гіперпосилання можна створити з тексту або об’єкта, наприклад рисунка, графіка, фігури або об’єкта WordArt. Текстові об’єкти, створені за допомогою готових ефектів, до яких можна застосувати додаткові параметри форматування.
Отже, можливе створення гіперпосилання на:
– слайд із тієї самої презентації;
– слайд з іншої презентації;
– сторінку або файл в Інтернеті;
– адресу електронної пошти;
– новий файл.
Наприклад, щоб зв’язати з іншим файлом, користуються алгоритмом:
1. виділити текст або об’єкт, який потрібно використати як гіперпосилання;
2. на вкладці Вставлення у групі Посилання натиснути кнопку Гіперпосилання. (В Microsoft Office 2003 вибрати пункт Вставлення з головного меню, Гіперпосилання…);
3. у списку Зв’язати вибрати пункт З новим документом;
4. у полі Ім’я нового документа ввести ім’я файла, який потрібно створити та на який має вказувати посилання;
5.підтвердити створення посилання командою OK.
Імпорт і експорт файлів.
Імпорт даних
Поелементне копіювання, перетворення тексту на таблицю в текстовому редакторі з наступним копіюванням в електронну таблицю.
За допомогою Microsoft Excel можна імпортувати дані з текстового файла до аркуша. Майстер імпорту тексту перевіряє текстовий файл, який імпортується, і забезпечує його належне імпортування.
Microsoft Office 2007, 2010
Після вибору файла запускається Майстер імпорту тексту.
Щоб запустити майстер імпорту тексту, на вкладці Дані у групі Отримати зовнішні дані виберіть пункт З тексту. Потім у діалоговому вікні Імпорт текстового файла двічі клацніть на текстовому файлі, який потрібно імпортувати.
Потрібно вибрати розділювач текстових даних.
Потрібно встановити формати даних для кожного стовпця.
Експорт даних
Розглянемо експорт даних з Access у документ Word.
Експорт даних із бази даних Microsoft Access 2010 у документ Microsoft Word 2010 слід виконувати за допомогою майстра експорту у програмі Access 2010. Розглянемо, як працювати з майстром експорту.
Викликаємо майстер експорту: Зовнішні дані — Експорт. Вказуємо необхідний формат збереження даних.
На відміну від Microsoft Office 2010, у версії 2003 дозволено експорт тільки в Word та Excel.
Вбудування та зв’язування файлів.
Вбудовування та зв’язування в деяких офісних додатках використовується частіше, ніж в інших. Тому доцільно розглянути процес вбудовування або зв’язування у презентаціях.
Вбудовування відео в презентації
Розглянемо, як вбудовувати відео в презентації PowerPoint. Під час вбудовування відео можна не турбуватися про втрату файлів під час передавання презентації, оскільки всі файли вже будуть у ній. Якщо розмір презентації потрібно обмежити, можна зв’язати її з файлом відео на локальному диску або з файлом відео, завантаженим на веб-сайт.
Усі параметри для вставлення відеозаписів розташовано на вкладці Вставлення у групі Медіавміст.
Порядок дій
У звичайному поданні виберіть слайд, у який потрібно вбудувати відео;
На вкладці Вставлення у групі Медіавміст клацніть стрілку поруч із меню Відео та виберіть пункт Відео з файла.
У діалоговому вікні Вставлення відео знайдіть і виберіть потрібне відео, а потім натисніть кнопку Вставити.
Вбудовування анімаційного GIF із бібліотеки графіки
У звичайному поданні виберіть слайд, у який потрібно вбудувати анімаційний файл GIF.
На вкладці Вставлення у групі Медіавміст натисніть стрілку поруч із пунктом Відео та виберіть пункт Відеофайл із колекції графіки.
У полі Шукати області завдань Графіка введіть ключове слово, що описує збірку анімаційних GIF, які потрібно переглянути.
У полі Пошук установіть прапорці, які застосовуються до діапазону пошуку.
Переконайтеся, що в полі Очікувані результати прапорець установлено лише поруч із параметром Фільми. Натисніть кнопку Перейти.
Зв’язування презентації з відеофайлом
Зв’язування з відео дає змогу зменшити розмір файла презентації. Щоб додати посилання на відео з презентації PowerPoint, виконайте наведені нижче дії.
– На вкладці Слайди у звичайному поданні виберіть слайд, до якого потрібно додати файл відео або анімаційний файл GIF.
– На вкладці Вставлення у групі Медіавміст клацніть стрілку поруч із кнопкою Відео.
– Виберіть пункт Відео з файла, знайдіть і двічі клацніть файл, який потрібно зв’язати.
– На кнопці Вставити клацніть стрілку вниз і виберіть команду Зв’язати з файлом.
Зв’язування з файлом відео на веб-сайті
– На вкладці Слайди у звичайному режимі виберіть слайд, до якого потрібно додати файл відео.
– У браузері перейдіть на веб-сайт, наприклад YouTube або hulu, на якому розміщується відео, з котрим потрібно створити зв’язок.
– Знайдіть відео на веб-сайті, а потім знайдіть і скопіюйте код вбудовування.
– У програмі PowerPoint на вкладці Вставлення у групі Медіавміст клацніть стрілку поруч із кнопкою Відео.
– Виберіть команду Відео з веб-сайту.
– У діалоговому вікні Відео з веб-сайту вставте код вбудовування та натисніть кнопку Вставити.
Додавання відео із сайту
Щоб додати посилання на відео передане на сайт скопіюйте код вбудовування з цього сайту та вставте його в текстове поле. Більшість веб-сайтів, на яких розміщується відео, містять код вбудовування. Розміщення кодів вбудовування залежить від кожного веб-сайту. Деякі відео не мають коду вбудовування. Відповідно створити з ними зв’язок не можна. Незважаючи на те, що ці коди називають кодами вбудовування, вони фактично лише посилаються на відео, але не вбудовують його в презентацію.
Зв’язування та вбудовування аркуша Excel
За потреби створити динамічний зв’язок між вмістом документа та вмістом книги MS Excel слід вставити вміст як об’єкт. На відміну від звичайного вставлення вмісту (як у випадку натискання Ctrl + V), після вставлення вмісту як зв’язаного або вбудованого об’єкта з ним можна буде працювати за допомогою вихідної програми.
Наприклад, якщо в документ вставлено комірки як об’єкт Excel, MS Word запустить Excel у разі подвійного клацання комірки, відтак можна буде використовувати команди Excel для роботи із вмістом аркуша.
Якщо вставити цілу книгу Excel як об’єкт, у документі відображатиметься лише один аркуш. Щоб переглянути інші аркуші, потрібно двічі клацнути об’єкт Excel і вибрати потрібний аркуш.
Система електронного документообігу (СЕД) повинна виконувати наступні функції:
– Створення, зберігання, редагування документів.
– Управління доступом до документів.
– Можливість інтеграції з іншими підсистемами ІАІС та іншими програмними засобами, призначеними для роботи з документами.
Спільна робота з документами – це важливий елемент ефективної групової роботи на підприємстві. Одночасне використання технологій SharePoint 2010 і системи Office 2010 дає змогу використовувати різні способи спільної роботи з документами, наприклад функцію співавторства в електронних таблицях або надсилання бізнес-плану через робочий процес. Дуже важливо знати способи спільної роботи з документами, оскільки це допомагає зробити найкращий вибір відповідно до власних потреб і оптимізувати роботу з відомостями.
Способи спільної роботи з документами
Під час спільної роботи з документом або колекцію документів разом використовують кілька авторів. Вони одночасно можуть працювати у співавторстві над документом або переглядати специфікацію в рамках структурованого робочого циклу. Функція співавторства в документах входить до функції спільної роботи з документами й означає роботу над документами одночасно з одним або кількома іншими користувачами. Існують різні способи спільної роботи з документами та співавторства в них, у яких поступово залучається додаткова структура та керування процесом спільної роботи з документами. Щоб визначити, який спосіб і продукт для спільної роботи з документами вам підходить, доцільно передбачити ваші варіанти з низки способів.
1.Напівофіційне співавторство.Кілька авторів одночасно редагують будь-яку частину документа. Приклади: повторювані протоколи, колективні обговорення й довідковий матеріал для програми OneNote; розроблені групою фінансові моделі, бюджети та списки контролю за активами для програми Excel.
2.Офіційне співавторство.Кілька авторів одночасно змінюють вміст і зберігають його, коли він готовий для загального використання. Змінення вмісту відбувається контрольовано. Приклади: бізнес-плани, бюлетені й основні юридичні відомості для програми Word; маркетингові презентації та презентації на конференціях для програми PowerPoint.
3.Додавання коментарів і рецензування.Основний автор просить виконати редагування та додати коментарі (наприклад, ланцюжкові обговорення), надсилаючи документ у робочий цикл, але лише він керує остаточною публікацією документа. Приклади: довідка в Інтернеті, офіційні документи та специфікації.
4.Набори документів.Кільком авторам призначаються окремі документи в рамках робочого циклу, після чого публікується один набір головних документів. Приклади: довідкові матеріали про нові товари та книга продажів.
Додаток Web Арр
Приклад використання Web Арр під час роботи в Ехсеl
Ехсеl Web App — це додаток на основі браузера, який дає змогу переглядати й редагувати книги. Додаток Ехсеl Web App і програма Ехсеl подібні також оформленням і зручністю використання. У додатку Ехсеl Web App доступно багато функцій програми Ехсеl, проте не всі функції підтримуються та працюють так само. Крім основних функцій, якими можна скористатися через браузер, у додатку Ехсеl Web App можна відкрити книгу у програмі Ехсеl і повторно зберегти змінену книгу на сервері.
Додаток Ехсеl Web App дає змогу:
працювати із програмою Ехсеl у мережі — у веб-середовищі можна користуватися вже звичними можливостями та функціями програми Ехсеl;
працювати будь-де — для доступу до книг потрібен лише браузер;
працювати разом — колеги зможуть співпрацювати над спільними проектами незалежно від того, яку версію програми Ехсеl використовують.