Системи підготовки текстів
Для роботи з текстовою інформацією використовуються спеціальні програми – текстові редактори або процесори. До загальних функцій, що можуть бути реалізовані текстовими процесорами, можна віднести такі:
1. Введення тексту в комп’ютер з клавіатури, редагування тексту (заміна, вставка, видалення та ін.).
2. Форматування тексту (зміна шрифтів, їх розміру, стилю, кольору, вирівнювання, інтервали між рядками, літерами, розмір аркушів та ін.).
3. Робота з фрагментом тексту – копіювати, перемістити, пошук.
4. Робота з декількома документами одночасно.
5. Збереження тексту в вигляді окремого файла або друкування.
Текстові процесори можуть класифікуватись за певними ознаками. До основних з них належать:
♦Кількість алфавітів, які можна використовувати;
♦Форма подання тексту;
♦Спосіб використання, призначення.
MS Word, середовище створення текстових документів
Текстовий процесор MS Word входе до складу пакету Microsoft Office. При стандартній інсталяції ярлик програми розташований в Головному меню, то ж завантажити програму можна так: Пуск-Програми- MS Word. Програма має стандартний інтерфейс. Але розглянемо деякі особливості роботи з документами в середовищі MS Word.
В робочій області маємо відображення текстового документу, що опрацьовується в MS Word. Документ, створений в середовищі MS Word, може бути збережений у вигляді файла з розширенням *.doc. MS Word може працювати одночасно з кількома текстовими документами. Для кожного документа виділяється окреме вікно, в рядку заголовка якого маємо назву документа (ім’я файла) та кнопки управління вікном. 
Згортається вікно документа в кнопку, що буде розташована в нижній чакстині робочої області вікна програми. Розгорнене вікно документа займе всю робочу область, назва документу при цьому розташовується поряд з назвою самої програми MS Word, а кнопки управління вікном документа – під кнопками упрвління вікном програми . 
В цьому випадку вікна інших відкритих документів теж розгортаються на всю робочу область вікна програми, але їх не видно за поточним вікном документа. Щоб будь-яке з них зробити поточним, відмітьте прапорцем його назву в переліку відкритих вікон документів: Меню Вікно. 
Існує кілька видів перегляду документів: звичайний, електронний документ, розмітка сторінки, структура, головний документ. Якщо ми створюємо документ, який плануємо надалі друкувати на папері, то краще скористатись видом Розмітка сторінки. При цьому користувач має змогу бачити відступи від країв аркуша, вбудовані графічні об’єкти, таблиці і інші об’єкти в тому вигляді, в якому вони будуть надруковані на папері. Змінити вид перегляду документу можна командою Меню Вид-Розмітка сторінки. MS Word має кілька панелей інструментів. Але присутність всіх панелей одночасно не виправдовує себе, бо панелі зменшують робочу область документу, то ж користувач час від часу вмикає тільки ті панелі, які йому потрібні на поточний час, а зайві вимикає (Меню Вид-Панелі інструментів).
Панелі можна перетягувати в межах вікна зачепивши її за опуклі риски на початку панелі, при цьому панель можна притиснути до будь-якого краю робочої області, або залишити посередені. Панель можна редагувати, доповнити додатковими кнопками-командами. Для цього відкрийте діалогове вікно Налаштування (Меню Сервіс), вкладку Команди, визначте категорію команди та серед команд знайдіть потрібну, зачепіть її значок та перетягніть в ту панель, в якій Вам вона буде в нагоді. При створенні документу можна набрати його текст на клавіатурі, а потім почати його форматування. Можна ж спочатку визначити формат шрифту, формат абзацу та параметри сторінки. При введенні тексту з клавіатури притримуйтесь таких правил:
♦Натискайте клавішу Enter тільки в кінці абзацу;
♦Перед знаком припинання пробіл не ставимо, а ставимо після знаку;
♦Знак апострофа присутній тільки на латинських розкладках клавіатури, але працюючи в кирилиці, його можна поставить, затиснувши клавішу Ctrl, та двічи натиснути по знаку апострофа;
♦Якщо в тексті зустрічається коротке тире, не ставте біля нього пробіли з обох боків, якщо поставите – отримаєте довге тире;
♦Якщо в тексті часто зустічається певне слово, яке довге, або вимагає перехід на іншу розкладку клавіатури, щоб зекономити час, визначте його набір більш простим сполученням символів в автозаміні.
Щоб зберегти створений документ, треба визначити команду Зберегти або Зберегти як. Якщо текст був збережений в файлі і ми виконували його редагування чи форматування, то за командою Зберегти, документ буде збережено в тому ж файлі. Якщо ми створили первинно документ, то команда Зберегти буде виконуватись аналогічно команді або Зберегти як, ввімкнеться діалогове вікно, в якому користувач визначає місце, тип та ім’я файлу (мал.6).
Редагування текстового документу
Процедура редагування передбачає внесення змін в сам текст документу: вставка, вилучення символів, заміна, копіювання, переміщення. Основне правило редагування: спочатку виділяємо об’єкт (фимвол, фрагтент, абзац), а потім визначаємо дію. Перемістити фрагмент тексту можна шляхом перетягування виділеного фрагменту. Якщо при перетягуванні затиснути клавішу Ctrl, то відбудеться копіювання. Але іноді попереднє місце розташування фрагмента і місце призначення знаходяться на різних аркушах, тож в таких випадках краще використати для цього буфер обміну (команди Вирізать/Копіювать та Вставить). Якщо в тексті часто зустічається певне слово, яке довге, або вимагає перехід на іншу розкладку клавіатури, щоб зекономити час, визначте його набір більш простим сполученням символів в автозаміні: Меню Сервіс-Автозаміна. В діалоговому вікні визначаємо сполучення символів (треба обрати таке сполучення, яке в реальному тексті не зустрічається, наприклад – !!) та слово, яке повинне з’являтись замість вказаного сполучення символів. Користувач часто робе помилки в тексті. MS Word має вбудований редактор орфографії, який виділяє граматичні помилки в тексті червоною хвилястою лінією, а синтаксичні – зеленою. Для виправлення помилок за допомогою редактора орфографії, ввімкнемо діалогове вікно 
. В ньму ми можемо обрати варіанти вірного написання слів, прочитать коментарі стосовно синтаксичної помилки.
Форматування текстового документу
Процедура форматування передбачає зміну зовнішнього вигляду документу та його складових: розмір, колір шрифта, відступи для абзаців, вирівнювання, тощо. Найбільш поширені команди форматування винесені в панель Форматування:
Але тут присутні далеко не всі команди, які можна виконувати з текстом в середовищі MS Word. Як зазначено раніше, можна панель доповнити додатковими командами, якими ви часто користуєтесь. Наприклад в панель форматування можна долучити кнопки-команди:
– змінити напрямок тексту,
– верхній індекс,
– нижній індекс, 
– полуторний міжрядковий інтервал, 
– вставити символ з таблиці символів, 
– ввімкнути редактор формул. 
Одночасно всі параметри форматування виділеної частини документу можна визначити в відповідному діалоговому вікні. (Меню Формат). Розглянемо вміст вікна Шрифт. Ввімкнувши його, маємо 3 вкладки: Шрифт, Інтервал, Анімація.Кожна вкладка має область перегляду, в якому відображаються всі зміни при зміні параметрів. На вкладці Шрифт маємо можливість змінити назву шрифта, розмір, накреслення, колір (як і з допомогою панелі Форматування), але маємо змогу визначити ще і ефекти шрифтів: підкреслення, верхній, нижній індекс, з тінню, контур, випуклий, вдавлений. На вкладці Інтервал можна визначити відстань між символами, на вкладці Анімація можна визначити ефекти, які можна спостерігати тільки в електронному перегляді документу.
Вікно Абзац також містить 2 вкладки: Інтервали та відступи, Розташування на сторінці. 
Перша вкладка дає змогу визначити тип вирівнювання тексту ( притискати текст до лівого, правого краю, по центру, розтягти по ширині), відступи з правого, лівого краю, відступ для першого рядку абзацу, змінити міжрідковий інтервал. Відступи можна визначати також перетягуячи маркера на лінійці над документом. Положення нижніх маркерів визначають відступ для виділених абзаців. Верхній лівий маркер визначає рівень першого рядка абзацу. Абзаци, що починаються з номера або маркера (значок) створюють список, відповідно нумерований або маркерований. Якщо виділити список, то в вікні Список (Меню Формат) можна визначити особливості нуменації та маркеровки. Натиснувши кнопку Змінити, можна також визначити вид значка в маркерованому списку, в нумерованому списку визначити формат нумерації, положення номера, відстань текста від номера, тощо. В вікні Параметри сторінок (Меню Файл) визначаємо поля для всіх сторінок документу (Відступи з лівого, правого краю, згори, знизу), розмір колонтитула, розмір аркушів, орієнтація тексту на аркуші (книжкова чи альбомна), тощо. Якщо документ містить кілька сторінок тексту, можна вставити функцію автоматизованої нумерації сторінок (Меню Вставка-Номери сторінок).
В діалоговому вікні Номери сторінок користувач визначає, де на аркуші розташовувати номер сторінки.
Якщо натиснути кнопку Формат, можна визначити додаткові параметри нумерації сторінок: з якого номера почати нумерацію, формат номера. Часто кожен аркуш документа повинен починатись з однотипного тексту – колонтитула. Його визначаємо через команду Меню Вид-Колонтитул. Вводимо текст колонтитула в виділеній області. В вікні-панелі можемо також визначити, які параметри ще вставити в колонтитул, місце розташування колонтитула на аркуші. Текст колонтитула можна форматувати користуючись при цьому панеллю Форматування. Для редагування колонтитула треба виконати подвійний клік ЛКМ, ввести зміни.
MS Word дає змогу користуватись розробленими стилями та створювати власні. 
Стиль визначає зовнішній вигляд різних елементів тексту в текстовому документі (кілька параметрів форматування), наприклад заголовків, підписи під малюнком, основний текст. Стиль дозволяє застосувати до абзацу чи слову цілу сукупність атрибутів форматування за одну дію. Досить виділити фрагмент тексту, відкрити список стилів та клацнути по імені обраного Вами стилю. Найпростіший засіб створення нового стиля абзацу – це відформатувати абзац належним чином, виділити його, клацнути по списку стилів, ввести ім’я нового стиля та натиснути Enter.
Щоб створити новий стиль символу, виберіть команду Стиль в меню Формат, натисніть кнопку Створити, введіть ім’я нового стиля, натисніть кнопку Формат-Шрифт та визначте всі атрибути стилю. Якщо список стилів містить імена стилів, які треба вилучити, в меню Формат оберіть команду Стиль, в списку стилів виділіть ім’я стиля та натисніть кнопку Вилучити. 
При друкуванні віршів, буклетів виникає необхідність розподілити текст на кілька стовпчиків. В цьому випадку треба виділити ті абзаци, які бажаєте розподілити на кілька стовпчиків та ввімкнути команду Колонки в панелі Стандартна.
Використання шаблонів документів. Майстри шаблонів.
Кожен документ Microsoft Word має в своїй основі певний шаблон. Шаблон визначає основну структуру документа і містить настройки документа, такі як елементи автотекста, шрифти, призначені комбінації клавиш, макроси, меню, параметри сторінок, форматування і стилі. Загальні шаблони, включаючи шаблон Normal.dot, містить настройки, доступні для всех документів. Шаблоны документів, например шаблони записок або факсів в діалоговому вікні Шаблоны, містять настройки, доступні тільки для документів, основаних на відповідних шаблонах. Щоб скористатись загальними шаблонами з комплектації Word, виконайте дії:
1. В меню Файл виберіть команду Создать;
2. В області задач Создать документ в группе Шаблоны оберіть одне із посилань: На моєму комп’ютері;
3. Виберіть шаблон або майстер, котрим бажаєте скористатись.
4. В діалозі з Майстром визначте параметри документу.
Форматування складових текстового документу
|
Скла-дова |
Символ або фрагмент |
Абзац |
Сторінки |
Списки |
|
Відкрити ДВ |
Меню Формат – Шрифт |
Меню Формат – Абзац |
Меню Файл – Параметри сторінок |
Меню Формат – Список |
|
параметри |
Шрифт Розмір Накреслення Колір Ефекти:¬ Закреслений¬ Підкреслений¬ Контур
¬ Тінь ¬ Верхній, нижній індекс ¬ Вдавлений ¬ Прописними Міжсимвольний інтервал Анімація |
Вирівнювання:¬ Ліве¬ Праве¬ По центру¬ По ширині
Відступи: ¬ Перший рядок ¬ Лівий ¬ Правий Інтервали: ¬ Перед абзацом ¬ Після ¬ Міжрядковий Розташування на сторінці |
Поля:¬ ліворуч¬ праворуч¬ верхнє¬ нижнє
Розмір аркуша Орієтнація тексту: ¬ книжкова ¬ альбомна Вид документу: ¬ звичайний ¬ брошура ¬ 2 сторінки на аркуші Параметри друку |
Нумерований:
¬ Вид ¬ Шрифт ¬ розмір Маркірований ¬ значок ¬ розмір Відступ ¬ від поля до значка ¬ від значка до тексту
|